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公文結構及作法
 
一、 公布法律、發布法規命令及人事命令:
 (一) 公布法律、發布法規命令:
  1. 令文可不分段,敘述時動詞一律在前,例如:
   甲、訂定「○○○施行細則」。
   乙、修正「○○○辦法」第○條條文。
   丙、廢止「○○○辦法」。
  2. 多種法律之制定或廢止,同時公布時,可併入同一令文處理;法規命令之發布,亦同。
  3. 公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之,並得於機關電子公布欄公布;必要時,並以公文分行各機關。
 (二) 人事命令:
  1. 人事命令:任免、遷調、獎懲。
  2. 人事命令格式由人事主管機關訂定,並應遵守由左至右之橫行格式原則。
 
二、 函:
 (一) 行政機關之一般公文以「函」為主,製作要領如下:
  1. 文字敘述應儘量使用明白曉暢,詞意清晰之文字,以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求。
  2. 文句應正確使用標點符號。
  3. 文內避免層層套敘來文,祇摘述要點。
  4. 應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。
  5. 應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。
  6. 函的結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式,案情簡單可用「主旨」一段完成者,勿硬性分割為二段、三段
   ;「說明」、「辦法」兩段段名,均可因事、因案加以活用。
 (二) 分段要領:
  1. 「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。
  2. 「說明」:當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,無法於「主旨」內容納時,用本段說明。本段段名,可
   因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。
  3. 「辦法」:向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。本段段名,可因公文內容改用「建議」、
   「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
  4. 各段規格:
   甲、每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名之下加冒號「:」。
   乙、「主旨」一段不分項,文字緊接段名冒號之下書寫。
   丙、「說明」「辦法」如無項次,文字緊接段名冒號之下書寫;如分項條列,應另列縮格書寫。
   丁、「說明」、「辦法」中,其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為附件。
 (三) 行政規則以函檢發,多種規則同時檢發,可併入同一函內處理;其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但
   應發布之行政規則,依本點(一)1、所定法規命令之發布程序辦理。
 
三、 公告:
 (一) 公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作,絕對避免使用艱深費解之詞彙。
 (二) 公告文字必須加註標點符號。
 (三) 公告內容應簡明扼要,非必要者如各機關來文日期、文號及會商研議過程等,不必在公告內層層套用敘述。
 (四) 公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」(或說明)三段,段名之上不冠數字,分段數應加以活用,可用「主旨」
   一段完成者,不必勉強湊成兩段、三段。
 (五) 公告分段要領:
  1. 「主旨」應扼要敘述,公告之目的和要求,其文字緊接段名冒號之下書寫。
  2. 「依據」應將公告事件之原由敘明,引據有關法規及條文名稱或機關來函,非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上「依據」
   者,每項應冠數字,並分項條列,另行低格書寫。
  3. 「公告事項」(或說明)應將公告內容分項條列,冠以數字,另行低格書寫。使層次分明,清晰醒目。公告內容僅就「主旨」
   補充說明事實經過或理由者,改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時,僅註明參閱「某某文件」
   ,公告事項內不必重複敘述。
 (六) 公告登載時,得用較大字體簡明標示公告之目的,不署機關首長職稱、姓名。
 (七) 一般工程招標或標購物品等公告,得用定型化格式處理,免用三段式。
 (八) 公告除登載於機關電子公布欄者外,張貼於機關公布欄時,必須蓋用機關印信,於公告兩字右側空白位置蓋印,以免字跡模糊
   不清。
 
四、 其他公文:
 (一) 書函之結構及文字用語比照「函」之規定。
 (二) 定型化表單之格式由各機關自行訂定,並應遵守由左至右之橫行格式原則。
 
五、 製作公文,應遵守以下全形、半形字形標準之規定: 
 (一) 分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,(一)、(二)、(三)……,1、2、3、……,(1)、(2)、(3)
 (二) 內文:
  1. 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
  2.阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

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