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文書組 / 製作公文相關資料 / 簽、稿之撰擬
 
簽、稿之撰擬
(一)簽稿之一般原則: 
 1.性質:
  (1)幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據,分為下列兩種:
   甲、機關內部單位簽辦案件:依分層授權規定核決,簽末不必敘明陳某某長官字樣。
   乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」,文末得用敬陳○○長官字樣。
  (2)「稿」為公文之草本,依各機關規定程序核判後發出。
 2.擬辦方式:
  (1)先簽後稿:
   甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。
   乙、有關政策性或重大興革案件。
   丙、牽涉較廣,會商未獲結論案件。
   丁、擬提決策會議討論案件。
   戊、重要人事案件。
   己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。
  (2)簽稿併陳:
   甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
   乙、依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。
   丙、須限時辦發不及先行請示之案件。
  (3)以稿代簽為一般案情簡單,或例行承轉之案件。
 3.   作業要求:
  (1)正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
  (2)清晰:文義清楚、肯定。
  (3)簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。
  (4)迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。
  (5)整潔:簽稿均應保持整潔,字體力求端正。
  (6)一致:機關內部各單位撰擬簽稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。
  (7)完整:對於每一案件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法,應
       力求周詳具體、適切可行;並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。
 
(二)簽之撰擬:
 1. 款式:
  (1)先簽後稿:簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。
  (2)簽稿併陳:視情形使用「簽」,如案情簡單,可使用便條紙,不分段,以條列式簽擬。
  (3)一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中空白處簽擬。
 2. 撰擬要領:
  (1)「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的與擬辦,不分項,一段完成。
  (2)「說明」:對案情之來源、經過與有關法規或前案,以及處理方法之分析等,作簡要之敘述,並視需要分項條列。
  (3)「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案。意見較多時分項條列。
  (4)「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段不提擬辦意見,「擬辦」一段不重複「說明」。
 3. 本手冊所訂「簽」之作法舉例,下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用,至各機關內部單位簽辦案件得參照
  自行規定。
 
(三)稿之撰擬:
 1. 草擬公文按文別應採之結構撰擬。
 2. 撰擬參考要領:
  (1)按行文事項之性質選用公文名稱,如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。
  (2)一案須辦數文時,請參考下列原則辦理:
   甲、設有幕僚長之機關,分由機關首長及幕僚長署名之發文,分稿擬辦。
   乙、一文之受文者有數機關時,內容大同小異者,同稿併敘,將不同文字列出,並註明某處文字針對某機關;內容小同
     大異者,用同一稿面分擬,如以電子方式處理者,可用數稿。
  (3)「函」之正文,除按規定結構撰擬外,並請注意下列事項:
   甲、 訂有辦理或復文期限者,請在「主旨」內敘明。
   乙、 承轉公文,請摘敘來文要點,不宜在「稿」內書:「照錄原文,敘至某處」字樣,來文過長仍請儘量摘敘,無法摘
      敘時,可照規定列為附件。
   丙、 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等,列入「主旨」,不在「辦法」段內重複;至具體詳細要求
      有所作為時,請列入「辦法」段內。
   丁、 「說明」、「辦法」分項條列時,每項表達一意。
   戊、 文末首長簽署、敘稿時,為簡化起見,首長職銜之後可僅書「姓」,名字則以「○○」表示。
   己、 須以副本分行者,請在「副本」項下列明;如要求副本收受者作為時,則請在「說明」段內列明。
   庚、 如有附件,請在「說明」段內敘述附件名稱及份數。
 

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總務處的業務以支援教學為要務,因此加強經費收支管理、維護財產完整、配合各科發展充實各項設備、美化綠化校園環境等,一直是總務處同仁兢兢業業努力執行的工作,其工作實像管家,瑣碎繁雜。舉凡學校文書處理、檔案管理、營繕工程、工友管理、財產管理、經費收支等事務均屬之。一切服務期能提供師生一個良好「教」與「學」的環境。

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